Achtung: Diese Entscheidung treffen sie ein einziges Mal, wenn Sie GroupsOffice am Anfang für Ihre Bedürfnisse einrichten. Sie können diese Einstellung später nicht mehr verändern, solange gültige Verträge unterwegs sind!
Wenn Sie „Buchen bei Vertragserstellung“ JA auswählen, wird die definitive Buchung mit allen Konsequenzen durchgeführt, sobald Sie den Vertrag ausgestellt und ihn dem Gast zur Unterzeichnung gesandt haben. Das heisst, die Buchung erscheint sofort als feste Buchung im Belegungsplan (rot). Sie sperren den Termin damit für weitere Anfragen.
Sie wählen diese Methode, wenn Sie überzeugt sind, dass die Verträge im Normalfall unterzeichnet zurück kommen.
Risiko: Wenn ein Vertrag nicht unterzeichnet wird, müssen Sie diesen zuerst stornieren, dann erst erscheint das Datum wieder als buchbar und ist offen für weitere Anfragen. Vorteil: Sie erhalten keine Anfragen für mit grosser Wahrscheinlichkeit belegte Daten und enttäuschen keine Gäste, die sich über ein freies Haus freuen, das gar nicht mehr frei ist. Wenn Sie NEIN wählen, warten Sie auf die Unterschrift des Gastes, buchen ihn dann ein und erst jetzt wird er definitiv. Das heisst, erst jetzt erscheint der Termin rot im Belegungsplan und wird erst jetzt für weitere Anfragen gesperrt. Vorteil: Sie verlieren keine Zeit, wenn ein Vertrag einmal nicht unterschrieben wird. Nachteil: Sie enttäuschen möglicherweise Gäste, die davon ausgegangen waren, dass Ihr Haus noch frei ist!