Aufträge

• Was geschieht, wenn ich in den Einstellungen „Buchen bei Vertragserstellung“ aktiviere?

  Achtung: Diese Entscheidung treffen sie ein einziges Mal, wenn Sie GroupsOffice am Anfang für Ihre Bedürfnisse einrichten. Sie können diese Einstellung später nicht mehr verändern, solange gültige Verträge unterwegs sind! Wenn Sie „Buchen bei Vertragserstellung“ JA auswählen, wird die definitive Buchung mit allen Konsequenzen durchgeführt, sobald Sie den Vertrag ausgestellt und ihn dem Gast zur Unterzeichnung gesandt haben. Das heisst, die Buchung erscheint sofort als feste Buchung im Belegungsplan (rot). Sie sperren den Termin damit für weitere Anfragen. Sie wählen diese Methode, wenn Sie überzeugt sind, dass die Verträge im Normalfall unterzeichnet zurück kommen. Risiko: Wenn ein Vertrag nicht unterzeichnet wird, müssen Sie diesen zuerst stornieren, dann erst erscheint das Datum wieder als buchbar und ist offen für weitere Anfragen. Vorteil: Sie erhalten keine Anfragen für mit grosser Wahrscheinlichkeit belegte Daten und enttäuschen keine Gäste, die sich über ein freies Haus freuen, das gar nicht mehr frei ist. Wenn Sie NEIN wählen, warten Sie auf die Unterschrift des Gastes, buchen ihn dann ein und erst jetzt wird er definitiv. Das heisst, erst jetzt erscheint der Termin rot im Belegungsplan und wird erst jetzt für weitere Anfragen gesperrt. Vorteil: Sie verlieren keine Zeit, wenn ein Vertrag einmal nicht unterschrieben wird. Nachteil: Sie enttäuschen möglicherweise Gäste, die davon ausgegangen waren, dass Ihr Haus noch frei ist!

• Wo sehe ich alle meine Aufträge?

  Klicken Sie auf "Aufträge", dann erscheint die Auftragsliste. Die Auftragsliste zeigt Ihnen alle Ihre aktiven Dossiers an, inklusive Status "Anfrage", "offeriert", "gebucht", "zu verrechnen",  etc. Bitte beachten Sie, dass die Anzeige sortiert nach der Reihenfolge des Prozesschrittes erfolgt. 

• Warum sehe ich in der Übersicht nicht alle meine Anfragen im Bereich "Offerten"?

  Die Übersicht zeigt Ihnen alle Anfragen, welche Sie via groups.swiss und seminarhaeuser.swiss erhalten haben, falls Sie dort Kunde sind. Alle selbst, direkt in GO erfassten Anfragen finden Sie unter "Aufträge", "Auftragsliste". 

• Wie kann ich meine erledigten Aufträge als "erledigt" klassifizieren, so dass sie nicht mehr erscheinen?

  In der Auftragsliste klicken Sie in der Spalte "Aktionen" auf "archivieren". Ihr Auftrag wird dann archiviert und erscheint auch entsprechend in Ihren Berichten. Bitte beachten Sie, dass Aufträge mit Status „gebucht“ saldiert sein müssen, bevor sie archiviert werden können. 

• Wie sehe ich meine archivierten Aufträge?

  In der Auftragsliste klicken Sie auf "erweiterte Suche". Dort wählen Sie "Einschliesslich Archiv": dann werden Ihnen alle archivierten Aufträge angezeigt. Diese sind zusätzlich dadurch erkennbar, dass sie in der Spalte "Aktionen" nur den Befehl "Bearbeiten" zur Auswahl haben. Falls Sie einen archivierten Auftrag wieder "aktivieren" möchten, klicken Sie auf "Bearbeiten" und ändern ihn entsprechend. Der Auftrag verbleibt jedoch im Status "archiviert", dieser Status kann nicht rückgängig gemacht werden. 

• Keine Sonderzeichen im Auftragsnamen

  Der Auftragsname darf keine Sonderzeichen enthalten, wie bspw. /  oder ". Ansonsten können keine PDF angezeigt werden. Der Auftragsname ist wie ein „Dateiname“ zu behandeln: beispielsweise auch für MS-Word oder PDF Dokumente ist es nicht möglich, Dokumentennamen mit solchen Sonderzeichen abzuspeichern.